Datenschutzerklärung – sikretmail App

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

ottokron – Inhaber: Salem Bouaziz
Hohe Str. 8
06132 Halle (Saale)
Deutschland
E-Mail: sb@ottokron.com
Telefon: +49 (0) 155 11431475

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG).

2. Hosting und Server-Logfiles

Die App wird auf einem virtuellen Server in Deutschland betrieben. Beim Aufruf und bei der Nutzung der App verarbeitet der Server automatisch technische Zugriffsdaten (Server-Logfiles): IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Ressource, übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscode sowie Browsertyp und Betriebssystem.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im technischen Betrieb, in der Sicherheit und der Stabilität des Dienstes. Diese Daten werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevante Auswertung (z. B. Abwehr von Angriffen) erforderlich ist.

Hosting-Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO ist die STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Mit der STRATO GmbH wurde ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung geschlossen. Der Server befindet sich in Deutschland. Der E-Mail-Versand erfolgt über einen eigenen Mailserver auf demselben Server; ein externer E-Mail-Dienstleister wird hierfür nicht eingesetzt.

3. Benutzerkonto und Registrierung

Zur Nutzung der App legen Sie ein Konto an. Dabei verarbeiten wir:

• den von Ihnen frei gewählten Benutzernamen,
• Ihr Passwort – ausschließlich als nicht umkehrbarer kryptografischer Hash (bcrypt); das Klartext-Passwort wird zu keinem Zeitpunkt gespeichert,
• Zeitstempel der letzten Aktivität (zur Umsetzung der Löschfristen).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags). Ein Gast-Konto (ohne E-Mail-Adresse) erlaubt keine Passwort-Wiederherstellung; bei Verlust des Passworts ist das Konto dauerhaft verloren.

4. E-Mail-Adresse (optionales Voll-Konto)

Sie können freiwillig eine E-Mail-Adresse mit Ihrem Konto verknüpfen, um ein Voll-Konto zu erhalten. Die Adresse wird verwendet für:

• die einmalige Bestätigung (Verifizierung) der Adresse,
• die Wiederherstellung des Passworts auf Ihre Anforderung,
• Warnhinweise vor der automatischen Löschung eines lange inaktiven Kontos,
• – sofern Sie die Kalenderfunktion nutzen – Termineinladungen und Erinnerungen (siehe Ziffer 8).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragliche Funktion der Kontowiederherstellung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch das freiwillige Hinterlegen). Sie können die E-Mail-Adresse jederzeit entfernen oder Ihr Konto löschen.

5. Nachrichten (Chat)

Die App überträgt Textnachrichten nach dem Prinzip „weiterleiten und verwerfen" (Relay): Nachrichten werden nur so lange im Arbeitsspeicher des Servers vorgehalten, bis sie an das Empfängergerät zugestellt werden konnten, längstens jedoch sieben Tage für den Fall, dass ein Empfänger vorübergehend offline ist. Eine dauerhafte Speicherung der Nachrichteninhalte auf dem Server findet nicht statt.

Der Gesprächsverlauf wird ausschließlich lokal auf Ihren eigenen Geräten (im Browserspeicher) gespeichert und liegt damit in Ihrer Hand. Rechtsgrundlage für die Zustellung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Dateiübertragung

Senden Sie eine Datei, wird diese zur Zustellung vorübergehend auf dem Server zwischengespeichert und automatisch nach spätestens sieben Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Übertragen Sie keine Inhalte, zu deren Weitergabe Sie nicht berechtigt sind.

7. Sprach- und Videoanrufe

Anrufe (einschließlich Gruppenanrufe) werden als direkte Verbindung zwischen den Geräten der Teilnehmer aufgebaut (WebRTC, Peer-to-Peer). Die Bild- und Tondaten laufen dabei direkt zwischen den Geräten und werden nicht auf dem Server gespeichert. Anrufe werden nicht aufgezeichnet.

Lässt sich wegen Netzbeschränkungen keine direkte Verbindung herstellen, wird der verschlüsselte Medienstrom über einen Vermittlungsserver (TURN/Coturn) auf unserem Server weitergeleitet. Dieser Server leitet die Daten lediglich durch und speichert keine Gesprächsinhalte. Zur Herstellung der Verbindung werden technisch notwendige Verbindungsdaten (u. a. IP-Adressen der Teilnehmer) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Webinare (Live-Übertragungen)

Bei einem Webinar überträgt eine vortragende Person Bild und Ton an mehrere Zuschauer. Anders als bei Einzel- und Gruppenanrufen läuft der Medienstrom hierbei bauartbedingt über einen Medien-Vermittlungsserver (mediasoup) auf unserem Server, der den Stream der vortragenden Person an die Zuschauer verteilt. Die Inhalte werden dabei nur durchgeleitet und nicht aufgezeichnet oder dauerhaft gespeichert. Können einzelne Teilnehmer wegen Netzbeschränkungen keine direkte Verbindung herstellen, wird der Stream zusätzlich über den Vermittlungsserver (TURN/Coturn) geleitet. Ein optionaler Text-Chat im Webinar wird nach dem Relay-Prinzip nur an die Teilnehmer zugestellt und nicht gespeichert. Zur Herstellung der Verbindung werden technisch notwendige Verbindungsdaten (u. a. IP-Adressen) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Kalender und Termine

Nutzen Sie die Kalenderfunktion, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Termindaten (Titel, Beschreibung, Ort, Start- und Endzeit, Zeitzone) sowie die von Ihnen eingeladenen Teilnehmer und deren Zu- oder Absage. Einladen können Sie nur Personen aus Ihrer Kontaktliste.

Auf Wunsch versendet die App Erinnerungen und Einladungen als Push-Benachrichtigung und – bei Teilnehmern mit verifizierter E-Mail-Adresse – als E-Mail mit einer Kalenderdatei (Format iCalendar/ICS). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Termindaten werden gelöscht, wenn Sie den Termin oder Ihr Konto löschen.

10. Kontakte

Um mit anderen Personen zu kommunizieren, fügen Sie diese über deren Benutzernamen als Kontakt hinzu; die andere Person muss die Anfrage bestätigen. Wir verarbeiten hierzu die Verknüpfung beider Konten. Ein Abgleich oder Import von Adressbüchern Ihres Geräts findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Push-Benachrichtigungen

Mit Ihrer Einwilligung kann die App Push-Benachrichtigungen senden (z. B. bei neuen Nachrichten, verpassten Anrufen oder Terminerinnerungen). Hierzu wird über Ihren Browser ein technisches Push-Abonnement erstellt und auf dem Server gespeichert. Die Benachrichtigung enthält keine Nachrichteninhalte, sondern lediglich einen Hinweis (z. B. den Absendernamen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Berechtigung jederzeit im Browser oder in den Geräteeinstellungen widerrufen.

12. Lokale Speicherung im Browser (TDDDG)

Für den Betrieb der App ist es technisch erforderlich, Informationen auf Ihrem Endgerät zu speichern bzw. auszulesen. Dies betrifft insbesondere ein Anmelde-Token (zur Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung) sowie den lokal gespeicherten Gesprächsverlauf. Diese Speicherung ist für die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Nutzung des Dienstes unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich. Es werden keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken und keine Drittanbieter-Dienste eingesetzt.

13. Speicherdauer und automatische Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist:

• Gast-Konten werden nach 90 Tagen ohne Aktivität automatisch gelöscht (mit Hinweis in der App ab Tag 75).
• Voll-Konten (mit verifizierter E-Mail) werden nach 4 Jahren ohne Aktivität gelöscht; zuvor erfolgen Warn-E-Mails (30 und 7 Tage vorher).
• Nachrichten und Dateien: längstens 7 Tage (siehe Ziffern 5 und 6).
• Server-Logfiles: längstens 14 Tage (siehe Ziffer 2).

Bei der Löschung eines Kontos werden zugehörige Daten (Kontakte, Push-Abos, Termine) entfernt. Der gewählte Benutzername bleibt für eine Übergangszeit gesperrt, um Verwechslungen zu vermeiden.

14. Empfänger der Daten

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte findet nur statt, soweit dies zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist (Hosting-Dienstleister als Auftragsverarbeiter, siehe Ziffer 2) oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Inhalte, die Sie an andere Nutzer senden (Nachrichten, Dateien, Termineinladungen), werden bestimmungsgemäß an die jeweiligen Empfänger übermittelt. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

15. Ihre Rechte

Sie haben hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Erteilte Einwilligungen (z. B. für Push-Benachrichtigungen) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt.

16. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Funktionen der App oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte aktuelle Fassung.